ÅRSRAPPORT FOR 2002 THE SHADOW PROJECT (TSP) 1. OPPSUMMERING FRA STYRET TSP har vært gjennom en lang og vanskelig omstillingsprosess de siste årene for å finne en struktur og form som passet. Fram til 2001 hadde foreningen vært lenge uten en offisiell ledelse, og mye hvilte på skuldrene til en eller to enkeltpersoner. Problemet med å ikke ha en styringsstruktur og et valgt styre viste seg ved at det er vanskelig å vurdere hvem som er ansvarlig, både for økonomi så vel som for arrangementer, planlegging og rapportering. I tillegg var et viktig spørsmål ubesvart: Hva slags rettigheter har medlemmene? I og med at ingen som satt ved roret var valgt, hva slags fullmakt hadde man da egentlig for å styre foreningen? I praksis hadde medlemmene ingen formell medbestemmelsesrett. Problemet ble løst på et medlemsmøte høsten 2002, hvor man innførte en struktur med vedtekter og et valgt styre. Styret har fungert meget bra så langt, og har vært et samlende forum for diskusjoner om planer og aktiviteter for TSP, og for langsiktige og kortsiktige mål. En av de langsiktige målene man satte på medlemsmøtet, og som ble fulgt opp av styret, var at foreningen skulle gjøre et reelt forsøk på å oppnå offentlig støtte, enten via nasjonale og/eller via kommunale og lokale ordninger. For å oppnå dette måtte man endre profilen til TSP mer i retning av en ungdomsforening, noe som betydde å få inn flere medlemmer under 26 år. Vi hadde i 2001 kun 275 betalende medlemmer, hvorav 3/4 var over fylte 26, og rekrutteringsgrunnlaget for yngre medlemmer virket svakt. Dette var også en god indikasjon på at foreningen ikke hadde rekruttert bra de siste tre årene, ettersom tallene var stikk motsatt i 1997/98 – da var mesteparten av medlemassen under 26 år. Ikke nok med at medlemsmassen var blitt eldre, men det var til en stor grad de samme menneskene. Til tross for at vi hadde mange innom kongressene våre i perioden 98-01, klarte vi altså ikke rekruttere disse inn i TSP. Noe av dette skyldes nok mangel på TSP-rettede aktiviteter, det var bl.a. veldig få filmvisninger på den tiden. Men mye av skylden kan nok også legges på det at ingen aktivt arbeidet med TSP som sådan, eller gjorde noe særlig for å rekruttere medlemmer. Mesteparten av ressursene ble lagt inn i kongressarbeidet, og det var lite overskudd til noe annet. Men tidene forandret seg, og i løpet av 2001 merket vi at vi hadde flere aktive frivillige enn tidligere. Dette, kombinert med at styret ville satse på rekruttering og medlemsaktiviteter i 2002, førte til at vi for første gang fikk en sjanse til å realisere noe av det potensialet som nok har ligget i dvale hos TSP mange år. Vi startet opp en skikkelig vervekampanje i begynnelsen av året, som ga nesten umiddelbare resultater. I tillegg ble det laget et ambisiøst opplegg for medlemsaktiviteter, bl.a. ved introduksjonen av såkalte "microcons". Dere kan lese mer om dette i kapitlene nedenfor. Alt i alt føler vi i styret at TSP i løpet av det siste året har blitt noe utover kun ShadowCon, og er nå rustet til å ta skrittet videre til å gjøre enda mer. Statsstøtten er fortsatt ikke realisert, men det virker som om det kun er snakk om tid før vi også når det målet. Med et nytt initiativ til å danne et landsdekkende forbund for science fiction, fantasy, spillhobbyen, datahobbyen m.fl., kalt "Norsk forbund for fantastiske fritidsinteresser", har mulighetene til vår lille klubb blitt til noe som på sikt er langt over det noen ville trodd for bare to-tre år siden. Og det er vi glad for. Det avtroppende styret vil derfor si seg meget fornøyd med 2002 som det har vært hittil, og håper at vi fortsetter å vokse og bedre medlemstilbudene våre i året som kommer. Vi vil også takke til de aktive medlemmene som har stilt opp og gjort "det nye TSP" til en mulighet; tusen takk til dere alle sammen. For styret til TSP 2001-2002, Inge Carlén, organisasjonssekretær 2. MEDLEMSTALL OG STATISTIKK Som nevnt hadde TSP på slutten av 2001 kun 275 betalende medlemmer, hvorav mesteparten var over 26 år. Det har vært viktig for oss i 2002 å se mer på alder, ettersom dette er en avgjørende faktor for å bestemme om man får statstøtte, og evt. hvor mye man får. Det er bla. et vanlig krav at minst 60% av den totale medlemsmassen må være under 26 år, for at foreningen skal kunne regnes som en ungdomsforening. I tillegg har det vært viktig å se på bosted i forhold til lokale støtteordninger. Oslo kommune gir årlig driftstøtte til ungdomsforeninger som har har tilhørighet til Oslo, slik TSP har, og som har flertallet av medlemmene bosatt i byen. Vervekampanjen vi startet vinteren/våren 2002 ga ganske gode resultater. Vi endte opp med totalt 127 nye medlemmer via kampanjen, hvorav 86 (67,7%) var under 26, og 41 (32,3%) var over 26. Kostnadene til kampanjen ble dekket av medlemskontingenten. Når det gjelder utviklingen av medlemstallet til foreningen økte medlemstallet jevnt fra januar til juli, og fikk et markant oppsving i begynnelsen av august. Deretter hadde man en liten men jevn innmelding fram til desember. Det ekstra store oppsvinget i august kan forklares ved at ShadowCon 7 ble arrangert på det tidspunktet, og at man i år innførte obligatorisk TSP-medlemskap for å komme inn på denne kongressen. Ellers har det det vært filmvisningene og microconene som har bidratt mest til medlemsveksten. Tallene per 13/12-02 er som følger (betalende medlemmer): o Antall medlemmer totalt: 632 o Andel bosatt i Oslo: 466 o Andel over 26: 351 o Andel under 26: 281 o Andel under 26 bosatt i Oslo: 196 o Antall oppføringer totalt i databasen: 1397 3. ØKONOMI Den økonomiske situasjonen til TSP har vært meget turbulent siden foreningen ble stiftet. I begynnelsen hadde man dårlig økonomistyring og manglende budsjett og regnskap. Dette ble delvis oppveid av at det var lite penger inne i bildet, og at de fleste arrangementene gikk i balanse. Et problem for TSP har tidligere vært at man ikke har adskilt ShadowCons regnskaper fra foreningens. Overskuddene fra den ene har ofte blitt brukt for å dekke underskuddene fra den andre, og det har ikke blitt gjort nok for å skille økonomisk mellom de to. Men til ShadowCon 6 i 2001 bestemte man seg for at det skulle føres et skikkelig regnskap for arrangementet. Dette nedførte at man for det året visste nøyaktig hva som var kongressens midler og hva som var foreningens. På slutten av året ble overskuddet fra ShadowCon tilført TSPs konto, og det ble bestemt at TSP skulle finansiere årets ShadowCon via sitt regnskap. Dette ble endret på underveis, da man bestemte seg for å dele inn økonomien i en foreningsdel og en kongressdel. Slik det har fungert nå føres det et separat regnskap med egne kontoer for foreningens midler, bl.a. medlemskontingenter, offentlig støtte mm., og et separat regnskap for alle kongressene, slik som ShadowCon, microconene og kantinesalgene knyttet til disse. Dette ble gjort fordi man ønsket å unngå blande arrangementene inn i foreningens regnskaper, siden disse skal revideres på slutten av året. Kongressregnskapene vil være uavhengig av foreningens, og man sparer da mye penger på å unngå å revidere disse. For flere detaljer om økonomien til TSP i 2002, se vedlagte foreløpige regnskap. Forslag til budsjett for 2003 er også vedlagt. 4. KONGRESSER Det har blitt arrangert flere kongresser i 2002 enn noe annet år i foreningens historie. Dette skyldes dog utelukkende var satsing på et nytt kongresskonsept kalt "microcons". ShadowCon er et omfattende arrangement vi har apparat til å arrangere en gang i året. Vi har forsøkt oss med mindre varianter av ShadowCon, kalt "minicons" og varte fredag til søndag med "kun" to-tre spor, men dette viste seg også å bli for ressurskrevende. For å nedskalere ble det i stedet foreslått å satse på enkeltvisninger eller helgevisninger, med kun ett spor. Bemanningen ville være minimal, og vi ville ikke behøve å bekymre oss mye over vakthold, rigging, rydding, tekniske komplikasjoner eller programarbeid. I tillegg kunne man fokusere programmet på kongressen til et eller to temaer, i stedet for å splitte det opp i vidt forskjellige serier/filmer, hvor mange kanskje kun ville komme for å se noe, men ikke alt. Det har hittil vist seg at microconene har vært en stor sukess. Med rundt 100 oppmøtte i snitt for hver microcon, har vi hatt mer enn nok besøk for å overbevise oss om å fortsette med konseptet. I den forbindelse har vi laget et nytt microcon- program før høsten 2002, og er allerede i gang med ideer til vinteren/våren 2003. Microconene som ble arrangert fra januar til mai, var følgende: o Microcon 1: RangerGate Lørdag 2/2 til søndag 3/2, Sophus Lies Auditorium Program: Stargate SG-1 sesong 4 og begynnelsen på sesong 5, samt den nye B5-filmen "Legend of the Rangers: To Live and Die in Starlight." o Microcon 2: EnterScape Lørdag 2/3 til søndag 3/3, Sophus Lies Auditorium Program: Star Trek: Enterprise sesong 1 og Farscape sesong 3. o Microcon 3: AngelSlayer Lørdag 6/4 til søndag 7/4, Sophus Lies Auditorium Program: Buffy the Vampire Slayer sesong 6, samt Angel sesong 2 og 3. o Microcon 4: XenaCon 1 Lørdag 20/4 til søndag 21/4, Sophus Lies Auditorium Program: Sesong 5 med Xena: Warrior Princess. Arrangert av Xenadu i samarbeid med TSP. o Microcon 5: NipponCon Lørdag 4/5 til søndag 5/5, Sophus Lies Auditorium Program: Animé (japansk tegnefilm). o Microcon 6: XenaCon 2 Lørdag 1/6 til søndag 2/6, Waldemar Thranes gt. 62B Program: Sesong 6 med Xena: Warrior Princess. Arrangert av Xenadu i samarbeid med TSP. o Microcon 7: ROTFL Lørdag 5/10 til søndag 6/10, Sophus Lies Auditorium Program: For det meste filmer men også noe tv-serier, humoristisk sf var hovedtema. o Microcon 8: HongCon Lørdag 2/11 til søndag 3/11, Sophus Lies Auditorium Program: Tema var asiastiske action- og skrekkfilmer. o Microcon 9: BidCon Lørdag 7/12 til søndag 8/12, Sophus Lies Auditorium Program: Dette ble TSPs siste offisielle arrangement i 2002, og inkluderte en god blanding med nye tv-serier og nye episoder av gamle tv-serier. I tillegg avholdt man to vellykkede juleauksjoner. ShadowCon ble arrangert første helgen i august (1/8-4/8), og er syvende i rekken av denne omfattende science fiction- kongressen. Vi hadde ambisiøse mål for årets kongress, og føler at vi til en stor grad oppfylte dem. Blant annet var det bestemt at vi skulle skape en større mengde "sideprogram", dvs. noe som ikke var visninger. I den forbindelse ble det bl.a. arrangert en kostymeworkshop med tilhørende kostymekonkurranse, en Buffy sing-a-long, drage-foredrag og mye mer. Kostymekonkurransen var en klar sukess med en stort antall oppmøtte og over 35 deltakere i et utall morsomme og flotte kostymer. Oppslutningsmessig var det helt klart Buffy sing-a-longen som stikker av med førstepremien. Ved starten av allsangen var det godt over 130 mennesker til stede i auditoriet og stemningen var på topp fra start til slutt. Vi har også fått mye ros for lite programforsinkelser, bra innsjekking, godt vakthold, en omfattende kantine/kiosk og et generelt godt program. Vi er selvsagt veldig glade for dette, men det kommer litt i skyggen av det faktum at dette var den dårligst besøkte kongressen på lenge. Vi hadde en nedgang på nesten 20% i deltakerantallet fra 2001 til i år, og endte på ca. 320 besøkende. På grunn av et såpass stort svikt i oppmøtet, har vi hatt en debatt i ShadowCon-komiteen, både under og i etterkant av kongressen, hvor flere underholdt tanken om å enten droppe ShadowCon i 2003 eller evt. legge ned arbeidet med kongressen fullstendig. Men de fleste følte også at årets kongress var meget hyggelig sosialt sett, og en stor organisatorisk og økonomisk suksess. Med dette i tankene var fortsatt stemningen til stede for å dra i gang en ShadowCon 8 til neste år. 5. ANDRE AKTIVITETER Utover kongressene har TSP arrangert flere filmvisninger på Filmens hus i Oslo sentrum. Disse visningene har vært mulig på grunn av støtte fra Avalon og hyggelige filmbyråer, som er villige til å låne oss genre-filmer som ofte ikke en gang kommer på kino. I tillegg til visningene ble det avholdt en kongressmiddag på Dinner mandag 5. august, for å feire ShadowCon, samt en Rangerfest lørdag 10. august som takk for hjelpen til dem som hjalp til frivillig under kongressen. Visningene så langt har vært: o Lørdag 19/1 Monsters Inc. (tegnefilm/komedie) o Lørdag 9/2 Thirteen Ghosts (skrekk) The One (action/fantasy) o Mandag 25/3 The Time Machine (science fiction) The Mothman Prophecies (skrekk/thriller) o Lørdag 14/9 Eight Legged Freaks (skrekk/komedie) o Lørdag 26/10 Queen of the Damned (skrekk/thriller) 6. OMORGANISERING OG N4F I februar i år gikk bl.a. TSP sammen med spillforeningen Ares og dataklubben The LAN, for å danne N4F (Norsk forbund for fantastiske fritidsinteresser). Dette forbundet skulle ha som mål å samle alle foreninger, klubber og grupper som drev med det vi har definert som "fantastiske" temaer. Blant disse finner man spillhobbyen, representert ved laiv, rollespill, brettspill, samlekortspill m.m., datahobbyen representert ved datatreff og dataklubber, og science fiction/fantasy/horror- interessene representert ved bl.a.TSP og ShadowCon. Bakgrunnen for initiativet var at man så at både TSP og mange andre fantastiske foreninger i dag står utenfor de omfattende nasjonale støtteordningene for barne- og ungdomsorganisasjoner. Ingen enkeltstående av våre organisasjoner har nok medlemmer eller ressurser til å klare kravene fra bl.a. Barne- og familiedepartementets støtteordning og andre. Men hvis man dannet en paraplyorganisasjon av uavhengige foreninger og klubber, ville det være mye enklere å oppfylle inngangskriteriene. Fra februar fram til før sommeren jobbet interimstyret med å få på plass en helhetlig struktur og målsetting for forbundet, samt å skolere seg selv på de forskjellige byråkratiske rutinene og kravene forbundet med diverse støtteordninger. Det er nå klart, og forbundet er nå i ferd med å rekruttere medlemsforeninger. I den forbindelse vedtok medlemsmøtet til TSP Oslo å melde foreningen inn i N4F med umiddelbar virkning. I tillegg er det kommet frem at vi må omorganisere vår forening for å tilpasse den til krav fra staten og andre. I den forbindelse så ble det på medlemsmøtet 30/09/02 vedtatt et forslag om å dele TSP i to forskjellige foreninger. Den ene delen vil fortsatt hete TSP, og vil utgjøre alle våre medlemmer som i dag er over 25 år (dette blir da vår moderforening). Som en del av moderforeningen ble det opprette et "ungdomslag", hetende TSP – Oslo science fiction-forening (forkortet TSP Oslo), hvor man plasserer alle medlemmer under 26 år. Foreningene har separate styrer, vedtekter og økonomi, men har gjensidig representasjon i hverandres organer. Ideen er at kongressene, kantinesalget o.l. skal være TSPs oppgaver, mens administrative utgifter, evt. ansatte, samt resterende arrangementer og aktiviteter blir TSP Oslos oppgaver. TSP Oslo kommer til å motta all offentlig støtte, og vil dermed evt. bli den økonomisk sterke av de to. Mer informasjon om N4F og gjennomføring av omorgansieringen ble gitt på medlemsmøtet.